Conservation des documents : cinq ans, à compter de quand ?

Les obligations de vigilance laissent des traces, et la loi impose de les garder. L’article L. 561-12 du code monétaire et financier fixe la règle : cinq ans, avec deux points de départ selon la nature des documents.

Ce qu’il faut conserver

Deux ensembles sont visés, quel qu’en soit le support :

• les documents et informations relatifs à vos relations d’affaires et à vos clients occasionnels, ainsi qu’aux mesures de vigilance mises en œuvre. Par exemple : les éléments d’identification du client et de son bénéficiaire effectif, les informations sur l’objet et la nature de la relation, les analyses conduites ;
• les documents et informations relatifs aux opérations faites par vos clients, y compris ceux qui consignent les caractéristiques des opérations soumises à un examen renforcé (article L. 561-10-2).

Combien de temps, et à partir de quand

• Pour les documents relatifs au client : cinq ans à compter de la clôture de ses comptes ou de la cessation de la relation.
• Pour les documents relatifs aux opérations : cinq ans à compter de leur exécution.

Les deux délais ne courent donc pas ensemble. Dans une relation longue, les documents d’une opération ancienne peuvent arriver à échéance alors que le dossier du client doit encore être gardé.

L’article s’applique « sous réserve de dispositions plus contraignantes » : d’autres textes, propres à votre profession ou à d’autres matières, peuvent imposer une durée plus longue.

Le lien avec les données personnelles

Ces documents contiennent des données personnelles. Le règlement général sur la protection des données (RGPD) s’y applique, avec trois conséquences.

• Une base légale. Le traitement est nécessaire au respect d’une obligation légale (article 6, paragraphe 1, point c). Le consentement du client est une autre base possible, prévue au point a du même paragraphe ; le RGPD demande qu’au moins une de ces bases soit remplie.
• Une durée limitée. Les données ne sont pas conservées au-delà de ce qui est nécessaire à la finalité poursuivie (article 5, paragraphe 1, point e). Pendant le délai légal, le droit à l’effacement ne s’applique pas à ce qui doit être conservé (article 17, paragraphe 3, point b). Au terme du délai, cette obligation ne justifie plus la conservation : les données ne sont gardées sous une forme permettant d’identifier les personnes que si une autre finalité le rend nécessaire, par exemple une durée plus longue prévue par un autre texte.
• Un accès encadré. Lorsque des données sont traitées aux seules fins de l’application des articles L. 561-5 à L. 561-23, le droit d’accès de la personne s’exerce auprès de la Commission nationale de l’informatique et des libertés (article L. 561-45).

Ce qui changera le 10 juillet 2027

Le règlement (UE) 2024/1624 reprend la durée de cinq ans (article 77). Elle courra à compter de la fin de la relation d’affaires, de l’exécution de la transaction occasionnelle ou du refus d’entrer en relation. Le texte prévoit expressément l’effacement des données personnelles à l’issue du délai, sauf durée de conservation prévue par un autre texte.

En pratique

• Notez dans chaque dossier la date de fin de la relation : elle déclenche le délai.
• Datez chaque opération et rattachez-lui ses justificatifs.
• Prévoyez une revue périodique des dossiers arrivés à échéance.
• Avant de supprimer, vérifiez si un autre texte vous impose une durée plus longue.
• Protégez l’accès aux dossiers conservés : la sécurité des données fait partie des principes du RGPD (article 5).